Przetarg 12820175 - „USŁUGA REZERWACJI, ZAKUPU I DOSTAWY BILETÓW LOTNICZYCH...

rzez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych (w tym również biletów tzw. „tanich przewoźników” oraz biletów grupowych) w połączeniach na trasach europejskich i pomiędzy poszczególnymi kontynentami. Rezerwacje i bilety elektroniczne muszą być generowane bezpośrednio z systemu rezerwacyjnego (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”). 2. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych na zagraniczne przewozy pasażerskie zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych cen, czasu przelotu również wieloetapowego, ilości przesiadek, możliwością anulowania. 3. Jeżeli to możliwe Wykonawca zapewni Zamawiającemu odprawę on-line. 4. Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. 5. Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenia podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowej, opłaty paliwowej, opłaty serwisowej itp.). 6. Za jeden bilet należy rozumieć bilet na trasie: „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu biletów „w jedną stronę” oraz „multicity”. 7. Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych odbywać się będzie sukcesywnie, zgodnie z rzeczywistymi, bieżącymi potrzebami Zamawiającego. 8. Wykonawca każdorazowo będzie przesyłał Zamawiającemu droga elektroniczną, na wskazany adres mailowy potwierdzenia rezerwacji z pełną informacją o podróży, m.in. o upływie terminu rezerwacji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania reklamacji na podstawie sprzedanych biletów oraz przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub przyczyn losowych oraz działania sił wyższych np. epidemii . 10. Zapewnienie bieżącego dostarczania dokumentów podróży (biletów lotniczych), oraz faktur do siedziby NOSPR. 11. Fakturowanie: Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury VAT Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze po dokonaniu zakupu biletu. Termin płatności faktury VAT — 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. 12. Zapewnienie stałej możliwości dokonania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu biletu/jego zmiany w dni robocze w godzinach 8.00 do 18.00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto w ramach zaoferowanej ceny do udostępnienia numeru telefonu alarmowego, czynnego przez 24/dobę, pod którym Zamawiający będzie mógł dokonywać rezerwacji, zmian lub anulacji zakupionego biletu. 13. Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji. 14. Każdorazowe informowanie NOSPR drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu termin wykupu oraz warunki taryfy. 15. Każdorazowo na 24 godziny przed wykupem biletu informowanie drogą elektroniczną wyznaczonego pracownika NOSPR, że tego dnia upływa termin rezerwacji. 16. Każdorazowe i niezwłoczne informowanie NOSPR drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu. 17. Wykonawca wyznaczy pracownika – kasjera lotniczego (dalej: „opiekuna”), z co najmniej 24 miesięcznym doświadczeniem w dokonywaniu rezerwacji i wykupu biletów lotniczych w systemie GDS; ze znajomością języka polskiego (minimalny poziom C2 lub język ojczysty) i angielskiego (minimalny poziom B1) w stopniu umożliwiającym płynną komunikację z zamawiającym oraz przewoźnikami lotniczymi. Opiekun- zostanie skierowany do stałej współpracy i będzie uprawniony do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. Wykonawca poda imię i nazwisko pracownika – kasjera lotniczego („opiekuna”), nr telefonu komórkowego oraz adres mailowy. 18. Wykonawca niezwłocznie będzie informować się o zmianie osoby pełniącej funkcje „opiekuna” oraz o każdej zmianie nr telefonów kontaktowych oraz adresów email „opiekuna”. 19. Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu do g. 18.00 (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”). 20. Dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. „tanich przewoźników. 21. Planowany czas trwania umowy to 18 miesięcy lub do wyczerpania kwoty szacunkowej PLN brutto, przeznaczonej na usługę w zależności, która z okoliczność nastąpi wcześniej. 22. W sytuacjach, gdy NOSPR uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne zniżki, Wykonawca zastosuje je przy wystawianiu biletów (konieczność stworzenia „profilu klienta”, zawierającego kody otrzymane od linii lotniczych w których NOSPR posiada specjalne zniżki.) 23. Szacunkowa skala potrzeb NOSPR na okres 18 miesięcy - około 288 połączeń, z czego, trasy międzynarodowe to około 94 % połączeń na trasach europejskich, około 6% na trasach międzykontynentalnych. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany proporcji kierunków połączeń. 24. Zamawiający przewiduje także możliwość rezerwacji grupowych w ramach realizacji przedmiotu umowy. 25. Wykonawca do realizacji zamówienia będzie korzystał z globalnego systemu dystrybucyjnego (klasy GDS, np. Amadeus, Sabre, Travelport) lub innego profesjonalnego, równoważnego systemu rezerwacyjnego, który spełnia łącznie następujące minimalne wymagania funkcjonalne: 1) Zapewnia bezpośredni dostęp w czasie rzeczywistym do ofert i taryf regularnych linii lotniczych; 2) Umożliwia automatyczną i natychmiastową rezerwację, wystawianie (ticketing), zmianę (reissue) oraz zwrot (refund) biletów lotniczych w standardzie elektronicznym; 3) Posiada wdrożony i certyfikowany przez linie lotnicze standard dystrybucji na poziomie umożliwiającym pełną obsługę taryf przewoźników tradycyjnych bezpośrednio z systemów tych przewoźników; 4) Umożliwia generowanie automatycznych raportów z rezerwacji. 26. Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do internetowego systemu rezerwacyjnego on-line umożliwiającego upoważnionym pracownikom Zamawiającego samodzielne wyszukiwanie, dokonywanie, modyfikowanie oraz anulowanie rezerwacji biletów lotniczych. System powinien: • umożliwiać dostęp za pomocą indywidualnych kont użytkowników oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników Zamawiającego, • posiadać interfejs użytkownika dostępny minimum w języku polskim i angielskim, przy czym podstawowe funkcjonalności systemu powinny być dostępne w obu wersjach językowych, • umożliwiać wyszukiwanie i rezerwację połączeń lotniczych przewoźników regularnych oraz niskokosztowych (low cost carriers), • zapewniać dostęp do ofert lotniczych pochodzących z różnych kanałów dystrybucji, w szczególności GDS oraz NDC (New Distribution Capability), wraz z możliwością prezentacji i rezerwacji dostępnych taryf oraz usług dodatkowych, • umożliwiać wyszukiwanie ofert z wykorzystaniem filtrów, co najmniej według: lotniska wylotu i przylotu, daty podróży, przewoźnika, liczby przesiadek, czasu podróży, ceny oraz klasy podróży, • prezentować pełne warunki wybranej taryfy, w szczególności informacje dotyczące bagażu, zmian, anulacji oraz dodatkowych opłat, • umożliwiać samodzielną rezerwację, zakup, zmianę oraz anulowanie biletu przez upoważnionych pracowników Zamawiającego, • umożliwiać generowanie i pobieranie potwierdzeń rezerwacji, biletów elektronicznych oraz dokumentów podróży w języku polskim i angielskim, • umożliwiać generowanie raportów dotyczących zrealizowanych rezerwacji, w szczególności liczby zakupionych biletów, wartości zakupów, kierunków podróży, przewoźników oraz danych podróżnych, • zapewniać możliwość eksportu danych raportowych w powszechnie stosowanych formatach (minimum w formacie .xlsx) • zapewniać bezpieczeństwo transmisji danych oraz ochronę danych użytkowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, • działać poprawnie w powszechnie używanych przeglądarkach internetowych oraz być dostępny przez cały okres realizacji umowy, • zapewniać uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) podczas logowania do systemu, wymagające – oprócz hasła – potwierdzenia tożsamości użytkownika za pomocą drugiego, niezależnego składnika uwierzytelniającego, np. kodu jednorazowego przesyłanego SMS-em, kodu generowanego w aplikacji uwierzytelniającej lub innej równoważnej metody.

NOSPR/7/2026