Zlecenie 10535170 - Zorganizowanie Konferencji Digital Skills in the Future of...

ości Mielno
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie Konferencji Digital Skills in the Future of Work oraz pobytu jej uczestników w terminie 16-20.06.2024 r. w miejscowości Mielno w województwie zachodniopomorskim na następujących warunkach:
zakwaterowanie uczestników w hotelu o standardzie minimum 4 gwiazdek, zlokalizowanym w miejscowości Mielno w województwie zachodniopomorskim
w odległości maks. 700 metrów od Morza Bałtyckiego,
ilość uczestników 40 osób-pokoje jednoosobowe (w tym 40 osób korzystających
z noclegów i śniadań),
dodatkowa rezerwacja miejsc dla 35 osób-pokoje jednoosobowe (w tym 35 osób korzystających z noclegów i śniadań-opłacane bezpośrednio przez uczestników a nie przez Zamawiającego),
udostępnienie w miejscu realizacji sal konferencyjnych wg standardów konferencyjnych ( pełna obsługa multimedialna - ekran, projektor, nagłośnienie, dostęp do Internetu poprzez standard Wifi, zapewnienie wsparcia technicznego
w trakcie konferencji) - spotkania /warsztaty/wykłady będą odbywały się w dniach 17.06.2024 oraz 19.06.2024
dostęp do Internetu poprzez standard Wifi powinien być zapewniony w całym obiekcie bezpłatnie dla wszystkich uczestników konferencji,
obsługa i zapewnienie cateringu w następującej formie: obiad dla 90 uczestników
w dniu 17.06.2024 r. oraz obiad dla 70 uczestników 19.06.2024 r. (każdy uczestnik konferencji powinien mieć zagwarantowany posiłek mięsny lub wegetariański/wegański oraz deser, do wyboru, napoje: wybór herbat, woda gazowana/niegazowana, wybór soków, kawa),
obsługa i zapewnienie cateringu w następującej formie: obsługa uroczystej kolacji bankietowej dla 100 uczestników w dniu 17.06.2024 r. oraz kolacja dla 80 uczestników w dniu 18.06.2024 r. oraz kolacja dla 70 uczestników w dniu 19.06.2024 (każdy uczestnik konferencji powinien mieć zagwarantowany posiłek mięsny lub wegetariański/wegański oraz deser-do wyboru, napoje: wybór herbat, woda gazowana/niegazowana, wybór soków, kawa),
obsługa i zapewnienie przerw kawowych w dniu 17.06.2024 r. dla 90 osób oraz w dniu 19.06.2024 r. dla 70 osób (kawa, wybór herbat, woda gazowana/niegazowana, ciastka kruche),
bezpłatne miejsca parkingowe uczestników Konferencji na terenie hotelu.
2. W ofercie należy uwzględnić:
Noclegi (pokoje jednoosobowe ) ze śniadaniem w dniach 16-20.06.2024 r. (dla 40 osób)
Kwaterowanie uczestników Konferencji w dniu 16.06.2024 r. w miarę możliwości od godz. 11.00 (bezkosztowo), wykwaterowanie w dniu 20.06.2024 r. do godz. 11.00
z udostępnieniem (bezkosztowo) do godz. 17.00 pomieszczenia na bagaże,
Obsługa i zapewnienie cateringu: Obiad dla 90 uczestników w dniu 17.06.2024 r. oraz obiad dla 70 uczestników w dniu 19.06.2024 r. (każdy uczestnik konferencji powinien mieć zagwarantowany posiłek mięsny lub wegetariański/wegański oraz deser-do wyboru,-do wyboru, napoje: wybór herbat, woda gazowana/niegazowana, wybór soków, kawa),
Obsługa i zapewnienie cateringu: obsługa uroczystej kolacji bankietowej dla 100 uczestników (usługa gastronomiczna dla 100 osób: bufet wysoki standard, zróżnicowane dania, z uwzględnieniem dań dla wegetarian/wegan, wybór deserów, usługa gastronomiczna: napoje: wybór herbat, woda gazowana i niegazowana, wybór soków, kawa z ekspresu ciśnieniowego) (od godz. 19.00 do 22.00) w dniu 17.06.2024 r. oraz kolacja dla 80 uczestników w dniu 18.06.2024 r. oraz kolacja dla 70 uczestników w dniu 19.06.2024 (każdy uczestnik konferencji powinien mieć zagwarantowany posiłek mięsny lub wegetariański/wegański oraz deser-do wyboru, napoje: wybór herbat, woda gazowana/niegazowana, wybór soków, kawa)
udostępnienie w miejscu realizacji sal konferencyjnych wg standardów konferencyjnych (pełna obsługa multimedialna - ekran, projektor, nagłośnienie, dostęp do Internetu poprzez standard Wifi, zapewnienie wsparcia technicznego w trakcie konferencji) - spotkania /warsztaty/wykłady będą odbywały się w dniach 17.06.2024 oraz 19.06.2024
- 17.06.2024 ( 9.00-16:00) - sala konferencyjna dla 15 osób
- 17.06.2024 (9.00-18:00) - sala konferencyjna dla 75 osób z możliwością rozbudowania sali do 100 osób
- 19.06.2024 r. (9.00-16:00) - sala konferencyjna dla 30 osób
- 19.06.2024 r. (9.00-18:00) - sala konferencyjna dla 40 osób
obsługa i zapewnienie przerw kawowych w dniu 17.06.2024 r. dla 90 osób oraz w dniu 19.06.2024 r. dla 70 osób (kawa, wybór herbat, woda gazowana/niegazowana, ciastka kruche),
zapewnienie uczestnikom Konferencji takich samych cen za nocleg ze śniadaniem, jak dla Zamawiającego, w przypadku wcześniejszego przyjazdu lub przedłużonego pobytu.
dodatkowa rezerwacja miejsc dla 35 osób-pokoje jednoosobowe (w tym 35 osób korzystających z noclegów i śniadań-opłacane bezpośrednio przez uczestników a nie przez Zamawiającego).
Dodatkowe koszty ponosi gość bezpośrednio na rzecz Wykonawcy.