Przetarg 3401799 - Wykonanie usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz...

środków EFS POKL pn. Mechanik Taboru Tramwajowego - ET1 - przez Specjalistę ds. rozliczeń i monitoringu
1.Nazwa przedmiotu zamówienia:
1.1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę profesjonalnej usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w ramach projektu Mechanik Taboru Tramwajowego - ET1 polegającej w szczególności na opracowaniu i wykorzystaniu narzędzi ewaluacyjnych i monitoringowych.
1.2.Zamawiający informuje, iż przedmiotowe postępowanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet IX Działanie 9.1. Poddziałanie 9.1.2. w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
pn.: Mechanik Taboru Tramwajowego - ET1 (dalej: Projekt).
1.3.Zamawiający informuje, iż w związku z faktem, iż przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków UE, zastrzega sobie prawo do niezrealizowania
z obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego, całości
(np. w przypadku nie podpisania umowy o dofinansowanie z Instytucją pośredniczącą lub nie otrzymania transzy środków finansowych na konto projektu) lub części zamówienia bez prawa regresu ze strony Wykonawcy.
2.Opis przedmiotu zamówienia:
2.1. Osoba wyznaczona przez Wykonawcę do realizacji zamówienia będzie zaangażowana na stanowisku Specjalista ds. rozliczeń i monitoringu w wymiarze maksymalnie 800 godzin przez cały okres trwania umowy.
2.2.Do obowiązków Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu (dalej: Specjalista) należą:
-przygotowanie regulaminu monitoringu i ewaluacji w oparciu o wniosek
o dofinansowanie
-przygotowanie narzędzi monitoringowych i ewaluacyjnych w postaci m.in. kwestionariuszy ankiet i wywiadów ex ante i ex post, testów wiedzy
i kompetencji ex ante i ex post, arkuszy samooceny, kart obserwacji
i hospitacji, kart konsultacji, szablonów opinii etc.
-utworzenie matryc kodowych do zaproponowanych narzędzi
-prowadzenie prac monitoringowych i ewaluacyjnych w szkołach i zakładach pracy w godzinach pracy placówek edukacyjnych i zakładów pracy (powielanie, dystrybucja i zbieranie narzędzi wśród uczniów i prowadzących)
-analiza danych ilościowych i jakościowych uzyskanych w toku działań monitoringowych i ewaluacyjnych
-opracowanie raportów i sprawozdań cząstkowych oraz zbiorczych
z przeprowadzonych analiz zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie
-opracowanie i nadzór nad dokumentacją projektu w zakresie monitoringu
i ewaluacji
-archiwizacja dokumentacji monitoringowej i ewaluacyjnej w wersji papierowej
i elektronicznej
-zarządzanie ryzykiem w projekcie (identyfikacja ryzyka, analiza jakościowa
i ilościowa ryzyka, planowanie i reakcja na ryzyko, monitorowanie i kontrola ryzyka)
-wsparcie w rekrutacji uczestników projektu, w tym utworzenie i prowadzenie baz danych uczestników, przydział do grup oraz monitoring zmian
-kontakty z dyrekcją szkół w godzinach pracy placówek edukacyjnych
-monitoring wydatków w projekcie, w tym prowadzenie zestawienia ponoszonych kosztów i prognoz wydatków w arkuszu kalkulacyjnym
-prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu
z uwzględnieniem zarówno wytycznych POKL jak i wewnętrznych wymogów formalnych instytucji publicznej;
-wypełnianie formularza PEFS
-opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z zasadami realizacji projektów POKL
-wystawianie not księgowych
-monitoring wkładu własnego w projekcie
-monitoring wydatków w ramach finansowania krzyżowego
-nadzór nad przepływem środków finansowych w projekcie
-współpraca z księgowym/ą projektu oraz działem księgowości Zamawiającego
-stały kontakt z Koordynatorem projektu w kwestii zarządzania kosztami (np. informowanie o zauważonych nieprawidłowościach finansowych) oraz Instytucją Pośredniczącą w związku z zatwierdzeniem wniosków o płatność;
-sporządzanie harmonogramów płatności i dbałość o płynność finansową projektu
-sporządzanie Wniosków Beneficjenta o Płatność w części finansowej
-sporządzanie załącznika nr 2 do Wniosku Beneficjenta o Płatność
-archiwizacja dokumentacji finansowej projektu
-uczestnictwo w pracach zespołu projektowego, w tym w cotygodniowych zebraniach zespołu projektowego
3.Pozostałe informacje istotne dla realizacji zamówienia
3.1.Przez cały czas trwania Projektu, w razie pytań i problemów Wykonawcy dotyczących realizacji usługi, pomocą będzie służył Koordynator Projektu.
3.2.Wykonawca podlega bezpośrednio Koordynatorowi Projektu - wyznaczonego przez Zamawiającego.
3.3.Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności o której mowa w art. 355 Kodeksu Cywilnego,
3.4.Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie
z wzorem dostarczonym przez Zamawiającego,
3.5.Zamawiający wymaga, by osoby realizujące usługę przestrzegały wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, co oznacza, że takie osoby nie mogą świadczyć pracy (rozliczyć roboczogodzin) w ilości przekraczającej 240 godzin w miesiącu (dotyczy to zarówno umów cywilnoprawnych, jak i umów o pracę). Zapisy zawarte w ust. 3.4. stosuje się odpowiednio.
a) Zgodnie z wytycznymi projektu, Zamawiający przewiduje zaangażowanie Specjalisty poziomie maksymalnie 800 godzin, przy czym Zamawiający wymaga takiego zorganizowania prac przez Wykonawcę aby w każdym z miesięcy trwania umowy, Specjalista przedstawił rozliczenie za co najmniej 50 godzin.
3.6.Zamówienie należy zrealizować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa